Tempo de guarda de documentos

GUARDA DE DOCUMENTOS – TABELA PRÁTICA

O contribuinte deverá manter em boa guarda e ordem, enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes, todos os livros de escrituração obrigatórios por legislação fiscal específica, bem como os documentos e demais papéis que serviram de base para escrituração comercial e fiscal.

Existem, basicamente, três dispositivos legais relacionados ao prazo de guarda da documentação comercial e fiscal, quais sejam:

a) O artigo 195 do Código Tributário Nacional, que determina que os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os respectivos comprovantes dos lançamentos deverão ser considerados até o termo final de prescrição dos créditos tributários das operações a que se refiram.

b) O artigo 37, da Lei 9.430/1996 determina que os comprovantes de escrituração relativos a fatos que repercutam em lançamentos contábeis futuros serão conservados até que a decadência do direito da Fazenda Nacional constituir os créditos tributários relativos a esses exercícios.

c) O artigo 4^o do Decreto-Lei 486/1969 determina que o comerciante deve conservar em ordem enquanto não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes. Portanto muitos livros por serem também de natureza mercantil devem observar os prazos societários e da legislação comercial.

No âmbito fiscal, tais arquivos e documentos deverão ser apresentados à administração tributária, quando solicitado.

A seguir, um resumo prático do tempo mínimo de guarda de cada tipo de documentação ou arquivo:

DOCUMENTOS ou ARQUIVOS	PRAZO MÍNIMO DE GUARDA	BASE LEGAL
Arquivos digitais e SPED: ECD/EFD/NFe	05 anos (ver nota 2)	Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.
Comprovantes de Rendimentos Pagos e de Retenção na Fonte	05 anos	Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.
DARF (PIS/COFINS/IRF/IRPJ/CSLL)	05 anos (ver nota 3)	Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.
Declaração Imposto Territorial Rural - DITR	05 anos	Art. 40 do Decreto 4.382/2002, art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.
Declaração Imposto de Renda da Pessoa Jurídica - DIPJ	05 anos	Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.
Declaração do Imposto sobre Produtos Industrializados - DIPI	05 anos	Art. 383 do Decreto 7.212/2010 - RIPI, art. 195 do CTN, art. 37 da  Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.
Declaração Especial de Informações - DIF	05 anos	Art. 195 do CTN, art. 37 da  Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.
Declaração Operações Imobiliárias - DIMOB	05 anos	Art. 195 do CTN, art. 37 da  Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.
Declaração Comprobatória de Percepção de Rendimentos- DECORE	05 anos	Art. 3o da Resolução CFC 872/2000.
Declaração Simplificada da Pessoa Jurídica - DSPJ (Inativa e Simples)	05 anos	Art. 195 do CTN, art. 37 da  Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.
Pedido Eletrônico de Restituição e Declaração de Compensação - PER-DCOMP	05 anos	Art. 44 da Instrução Normativa RFB 1.300/2012, art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.
Demonstrativo de Apuração das Contribuições Sociais - DACON	05 anos	Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.
Demonstrativo de Notas Fiscais - DNF	05 anos	Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.
Demonstrativo do Crédito Presumido - DCP	05 anos	Art. 195 do CTN, art. 37 da  Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.
Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte - DIRF	05 anos	Art. 26 da Instrução Normativa RFB 1.033/2010, art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.
Documentos relativos a retenção dos 11% de INSS sobre as NFs de Prestação de Serviços	05 anos	Lei 8.212/1991, art. 31, § 11.
Exames Médicos (Admissão, Demissão e Periódico)	20 anos	Portaria 3.214/1978, NR - 7
Extratos Bancários	05 anos	Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.
Folha de Pagamento	10 anos	CF, art. 7º, XXIX
Folha de Ponto	05 anos	CF, art. 7º, XXIX
Formulário CAGED	10 anos	Port. MTb 2.115/1999, art. 1º, § 2º
GFIP (FGTS - RE / GR)	30 anos	Decreto 99.684/1990
GPS	10 anos (ver nota 4)	Decreto 3.048/1999, art. 348
GR Contribuição Sindical / Assistencial	05 anos	CTN - Lei 5.172/1966, art. 174
Holerites / Recibos de Pagamentos	05 anos	CF, art. 7º, XXIX
Laudo PPRA	20 anos	Portaria 3.214/1978, NR-9
Livro de Inspeção do Trabalho	Permanente	Não há
Livro Diário	05 anos (ver nota 2)	Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.
Livro Razão	05 anos (ver nota 2)	Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.
Livros de Entradas e Saídas	05 anos após o último lançamento (ver nota 2)	Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.
Livro Registro de Inventário	05 anos após o último lançamento (ver nota 2)	Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.
Livros: Apuração do ISS e ICMS	05 anos após o último lançamento	Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.
Livros de Atas de Assembleia	Permanente	Não há
Notas Fiscais e Cupons Fiscais	05 anos (veja nota 1)	Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.
Orçamentos / Contratos de Obras	Até o final da garantia	Não há
Processos Trabalhistas	Permanente	Não há
Prontuários de Funcionários	Permanente	Não há
RAIS	10 anos	Decreto-Lei 2.052/1983, arts. 3º e 10
Recibo de Vale Refeição	05 anos	CF, art. 7º, XXIX
Recibo de Vale Transporte	05 anos	CF, art. 7º, XXIX

VENDA À ORDEM - Operação Triangular

Considerações

Venda à ordem, também adotadas as expressões venda a termo ou operação triangular, é a denominação dada à venda cuja mercadoria permanece na posse do vendedor e será entregue, por conta e ordem do adquirente, a outro estabelecimento da mesma empresa ou em estabelecimento de terceiros.

Pelo fato de serem reguladas pelo mesmo dispositivo legal, Livro II, art. 59, I do Regulamento do RICMS, aprovado pelo Decreto nº 37699/97-RICMS, esta venda não deve ser confundida com a operação de venda para entrega futura, porquanto, naquela o vendedor se compromete a entregar a mercadoria em certo prazo e nesta a entrega ocorre no ato da compra.

Base de Cálculo

Na venda, o imposto será calculado sobre a base de cálculo atualizada e será debitado pelo vendedor por ocasião apenas da efetiva saída da mercadoria.

Independentemente do preço praticado por ocasião do simples faturamento, para fins da atualização referida constará na Nota Fiscal como valor da mercadoria o vigente na data da efetiva saída do estabelecimento. Importa destacar, assim, que na hipótese de haver redução de preço devidamente comprovado, ou concessão de desconto constante da Nota Fiscal de remessa, sobre o novo valor será destacado o imposto.

Nota Fiscal

Caso haja emissão de Nota Fiscal, para simples faturamento, é vedado o destaque do imposto, quando devido.

Por ocasião da efetiva saída global ou parcial da mercadoria a terceiros, ou a estabelecimento do mesmo adquirente (filial/matriz, etc.) será emitida Nota Fiscal:

**Pelo adquirente originário:

O estabelecimento adquirente originário, por ocasião da entrega parcial ou global da mercadoria ao terceiro, emitirá Nota Fiscal, com destaque do ICMS, se devido, em nome do destinatário, tendo como natureza da operação: "Mercadoria entregue p/vendedor em venda á ordem" - CFOP 5.120 (produção própria) ou 5.152 (recebida de terceiros) na hipótese de destinatário matriz ou filial, consignando, além dos demais requisitos exigidos, no campo "Informações Complementares" o nome do titular, endereço e número de inscrição no CGC/TE e no CNPJ do estabelecimento que irá promover a remessa da mercadoria.

Releva ressaltar, que o estabelecimento adquirente originário, deve emitir sua nota antes da operação de compra ser finalizada, já que nela deve constar os dados do fornecedor.

**Pelo vendedor remetente:

O estabelecimento vendedor remetente, por seu turno emitirá:

I - em nome do destinatário, para acompanhar o transporte da mercadoria sem destaque do ICMS, se devido, indicando, além dos demais requisitos exigidos, os seguintes:

a) valor da operação (preço da mercadoria nesta ocasião);

b) natureza da operação: "Remessa por conta e ordem de terceiros";

c) CFOP - 5.923 ou 6.923 (operações interestaduais);

d) campo “informações complementares”: indicar o número da Nota Fiscal emitida pelo adquirente originário, bem como o nome, endereço e número de inscrição no CGC/TE e no CNPJ do seu emitente, e, a declaração de que o documento tem por finalidade apenas acompanhar o transporte da mercadoria;

(*) Nesta Nota Fiscal é facultativa a indicação do valor da operação, devendo, ser aposta no campo "Informações Complementares" a observação: "Valor da operação dispensado pelo Livro II, art. 59, I, "b", 1, nota - RICMS".

II - em nome do adquirente originário, com destaque do imposto, se devido, na qual, além dos demais requisitos exigidos, as seguintes indicações:

a) natureza da operação: "Remessa simbólica - venda à ordem";

b) CFOP - 5.118 (produção própria) ou 5.119 (recebidas de terceiro), ou ainda, 6.118 ou 6.119 (operações interestaduais);

c) campo "informações complementares": informar o número, data e valor da Nota Fiscal que acompanhou a mercadoria.

O destinatário da mercadoria, somente poderá creditar-se do imposto, se for o caso, mediante registro da Nota Fiscal emitida pelo adquirente originário, por ocasião da efetiva entrada da mercadoria em seu estabelecimento. Devendo, ainda, manter juntamente com a Nota Fiscal referida, para apresentação ao Fisco, quando exigido, a Nota Fiscal que acompanhou a mercadoria.

Obrigatoriedade do envio do arquivo XML da NF-e ao destinatário e guarda do arquivo digital

Obrigatoriedade do envio do arquivo XML da NF-e ao destinatário

Obrigatoriedade da guarda do arquivo digital (emitente e destinatário)

Os emitentes de NF-e estão obrigados ao envio do arquivo XML para o destinatário, bem como, manterem a guarda do arquivo digital da NF-e (emitente e destinatário) no mínimo pelo seu prazo prescricional (regra geral 05 anos), porém, o que estamos vendo na prática é a pouca atenção por parte dos contribuintes sobre este assunto.

A penalidade prevista pela SEF/MG é de 1.000 UFEMG ou equivalente a R$ 2.329,10 por intimação, veja abaixo reprodução da base legal do RICMS:

“Art. 215. As multas calculadas com base na UFEMG, ou no valor do imposto não declarado, são:

VII – por deixar de manter, manter em desacordo com a legislação tributária, deixar de entregar ou exibir ao Fisco, ou entregar ou exibir em desacordo com a legislação tributária, nos prazos previstos neste Regulamento ou quando intimado:

a) livros, documentos, arquivos eletrônicos, cópias-demonstração de programas aplicativos e outros elementos que lhe forem exigidos, ressalvadas as hipóteses previstas nos incisos III, VIII e XXXIV do caput deste artigo: 1.000 (mil) UFEMG por intimação.”

Obrigatoriedade do envio/guarda do arquivo XML da NF-e

“Conforme Ajuste SINIEF No- 8, DE 9 DE JULHO DE 2010:

I – o § 7º do “caput” da cláusula sétima: “§ 7º O emitente da NF-e deverá, obrigatoriamente, encaminhar ou disponibilizar download do arquivo da NF-e e seu respectivo Protocolo de Autorização de Uso ao destinatário e ao transportador contratado, imediatamente após o recebimento da autorização de uso da NF-e.”;

IV – o “caput” da cláusula décima: “Cláusula décima O emitente e o destinatário deverão manter a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado.”;

Cláusula terceira: Este ajuste entra em vigor na data de sua publicação no Diário Oficial da União, produzindo efeitos a partir de 1º de agosto de 2010.”

Para evitar tais penalidades, sugerimos que: ao receberem as mercadorias, exijam do fornecedor o envio do arquivo XML, e, ao final de cada mês, faça um confronto dos arquivos XML com os DANFEs a fim de evitar a penalidade pela intimação, garantindo ainda um controle interno eficiente que contribuirá para demais exigências.

Aplicação MVA Ajustado - Simples Nacional

CONVÊNIO ICMS 35, DE 1º DE ABRIL DE 2011

Dispõe sobre a aplicação da MVA ST original nas operações interestaduais por contribuinte que recolhe o ICMS nos termos da Lei Complementar nº 123/06.

O Conselho Nacional de Política Fazendária - CONFAZ, na sua 141ª reunião ordinária, realizada no Rio de Janeiro, RJ, no dia 1º de abril de 2011, considerando o disposto nos arts. 102 e 199 do Código Tributário Nacional (Lei nº 5.172, de 25 de outubro de 1966), resolve celebrar o seguinte

C O N V Ê N I O

Cláusula primeira O contribuinte optante pelo regime simplificado e diferenciado do Simples Nacional, que recolhe o ICMS nos termos da Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006, na condição de substituto tributário, não aplicará “MVA ajustada” prevista em Convênio ou Protocolo que instituir a Substituição Tributária nas operações interestaduais com relação as mercadorias que mencionam.

Parágrafo único. Para efeitos de determinação da base de cálculo da substituição tributária nas operações de que trata o caput, o percentual de MVA adotado será aquele estabelecido a título de “MVA ST original” em Convênio ou Protocolo ou pela unidade federada destinatária da mercadoria.

Cláusula segunda Nas operações interestaduais promovidas por contribuinte optante pelo regime simplificado e diferenciado do Simples Nacional que recolhe o ICMS nos termos da Lei Complementar nº 123/06, em que o adquirente da mercadoria, optante ou não pelo regime do Simples Nacional, seja o responsável pelo recolhimento do imposto devido por substituição tributária, na determinação da base de cálculo será adotado o disposto no parágrafo único da cláusula primeira.

Cláusula terceira Este convênio entra em vigor na data de sua publicação de sua ratificação nacional, produzindo efeitos a partir do primeiro dia do segundo mês subseqüente ao da ratificação.

Simples Nacional - IRRF - Retenção na fonte

O artigo 1º da IN RFB nº 765/2007 dispensou a retenção do imposto de renda na fonte sobre as importâncias pagas ou creditadas a pessoa jurídica inscrita no Simples Nacional.

Essa dispensa teve, inclusive, efeitos retroativos a 1º de julho de 2007, data de início da vigência do Simples Nacional.

Assim, as retenções na fonte previstas nos artigos 647 e seguintes do RIR/99 (Decreto nº 3.000 de 1999), quando o prestador do serviço for optante pelo Simples Nacional, estão dispensadas, devendo o tomador do serviço efetuar o pagamento pelo valor bruto, ou seja, sem o desconto de 1% ou 1,5% relativo ao IRRF.

Atente-se que a referida dispensa de retenção não se aplica ao imposto de renda relativo aos rendimentos ou ganhos líquidos auferidos em aplicações de renda fixa ou variável.

A empresa optante pelo Simples Nacional também deverá efetuar normalmente as retenções do imposto de renda, quando cabível. Assim, em relação aos serviços que tomar, bem como no pagamento às pessoas físicas, deverá analisar as regras gerais aplicáveis aos demais contribuintes para verificar a necessidade ou não de efetuar as retenções.

Retorno ao Blog com novos assuntos fiscais, entre outros

Olá Caros leitores e seguidores,

Depois de tanto tempo sem postar, estou de volta com novos assuntos voltados para assuntos Fiscais com ênfase na tributação federal e Estadual do Estado de Minas Gerais.

Em breve teremos muito assuntos a serem detalhados e estudados. Conto a colaboração de todos, com opiniões, questionamentos, e caso haja alguma divergência de entendimento sobre as leis e assuntos comentados, por favor, fiquem a vontade para comentarem.

Conto com a colaboração de vocês,


Lucimeire Silva